01.02.12 Fiş İşlemleri> Banka Entegrasyon

Anlaşmalı bankalardan otomatik olarak mükellefin hesap hareketlerinin sisteme düşmesini sağlamak ve kural tanımlayarak bu banka hareketlerini muhasebeleştirmek için kullanılan bir ekrandır.

Luca muhasebe programına banka kayıtlarının otomatik olarak düştüğü anlaşmalı olan  15 adet banka bulunmaktadır. Bu bankalara bir kereye mahsus tanımlama yapılması gerekmektedir.

Yönetici-müşteri işlemleri-müşteri listesinden ilgili firma seçilip sağ üstte yer alan banka hesap sekmesi ekranında altta yer alan yeni butonu ile açılan kutucukta önce ilgili banka seçilip “İlgili bankanın talimat örneği için buraya tıklayınız” ifadesinde yer alan buraya kelimesine tıklayarak talimat örneğine erişebilirsiniz. Talimat formunun firma ve bankalara onaylatıldıktan sonra banka@luca.com.tr adresine gönderilmesi gerekmektedir. Banka hesap sekmesi ekranında altta yer alan yeni butonu ile açılan kutucukta ilgili banka seçilip şube kod numarası ve hesap numarası girilmelidir, aynı firmada birden fazla hesap numara tanımlaması için kaydet ve daha sonra tekrar yeni butonu ile işlem yapılabilir. Başlangıç ve bitiş tarihleri boş bırakılmalı, döviz hesap numaraları tanımlanırken kur tipi seçilmelidir, açıklama satırını istediğiniz şekilde doldurabilirsiniz.

Fiş İşlemleri- Banka Entegrasyon alanında ekstreleri listeleyebileceksiniz. Fişe aktarımı istediğiniz zaman gerçekleştirebilirsiniz.

Banka tarafından ekstreleriniz otomatik olarak 1 gün aralıkla sisteminize aktarılacaktır.

Günlük olarak aktarılan kayıtlar Banka Entegrasyon alanında banka şubeniz altında yer alacaktır. Ekrandaki bilgiler doldurulduktan sonra ilgili bankanın talimat örneğini indirmek için buraya tıklayınız yazısında buraya ibaresinin üzerine tıklayıp ilgili bankanın banka hareketleri paylaşım yetki belgesi karşımıza gelecektir.  Bu yetki belgesinin üzerindeki banka ve Banka şube bilgileri doldurulması gerekmektedir.   Şirket yetkilisi tarafından formun imzalanması gerekmektedir ayrıca   banka yetkilisi tarafından da imzalanması gerekmektedir bu imzalanan formu banka@luca.com.tr adresini mail atılması gerekmektedir. Form tarafımıza ulaştıktan sonra banka entegrasyon birimi tarafından Luca’daki Banka hesabı ve tarafımıza yönlendirilen falan kontrol edilerek onay bekliyor konumundan onaylandı konumuna çevrilir.

Onaylanan banka hareketlerinin muhasebeleşme ekranı,Muhasebe>Fiş İşlemleri>Banka Entegrasyon ekranıdır. İlgili bankanın üzeri tek tıklanıp aşağıdan Güncel Detay butonuna basılır.

Banka Entegrasyonu detayında üst kısmından başlangıç ve bitiş tarihleri girilir listele butonuna tıklanır.

Ekstreler Günlük olarak düşeceği için aktarılan ekstrelerde hareket olmayanlar da olabilir.

Ekstrelerinizi muhasebe kayıtlarının yapılıp yapılmadığına göre de listelenebilirsiniz.

Ekstre hiç hareket görmemiş veya içeriği komple muhasebeleştirilmişse pembe renkte görünür

Ekstre detayındaki hareketlerin bir kısmı muhasebeleştirilmişse açık mavi renkte görünür

Ekstre detayındaki hareketler henüz muhasebeleştirilmemişse kahve renkte görünür

Listeden ilgili kaydı çift tıkladığınız veya işaretleyip Detay butonuna bastığınızda Günlük olarak aktarılan ekstrelerinizi görebilirsiniz. İlgili banka Entegrasyonu detayında alt tarafta bulunan Seç butonu ile referans numarası dosya numarası başlangıç bitiş tarih aralığı girilebilir.

Listele butonuna tıkladığımızda banka Entegrasyonu listesini açmaktadır.

Kutucuklar işaretli iken Rapor butonuna tıkladığımızda banka Entegrasyonu kayıtlarını Excel formatındaki raporunu bize sunmaktadır.

Kutucuklar işaretli iken Detay butonuna tıkladığımızda işaretli olan kayıtların banka entegrasyon detayına girmektedir.

KURAL TANIMLAMA İŞLEMİ

Banka ekstrelerinden fiş oluştururken her ekstre aktarımında ayrı ayrı hesap kodu tanımlamamak için önceden bir kural tanımı yapılarak hesap kodları 1 kez tanımlanabilmektedir.

Kural tanımlama işlemi, bankalar arasında kullanılan uluslararası işlem kodlarına göre yapılabilmektedir.

Üst kısımda İşlem Kodu Kural Tanımı butonuna basılır.  Boş ekranda Yeni butonuna bastıktan sonra İşlem Kodu alanına geldiğinizde ekstrenizle ilgili olarak kurallarınızı tanımlayabilirsiniz

Banka Seçimi kutusunda hangi banka ile işlem yapıyorsak o bankayı seçiyoruz. Her banka için aynı açıklamalar farklı işlem kodları içerebilir.

İşlem Kodu alanındaki yeşil butona basıldığında bankalarda kullanılan uluslararası Hareket Kod Listesi karşınıza gelecektir. Not: Bu tabloda yer almayan kodlar varsa İşlem Kodu satırına kodu bankadan öğrendikten sonra elle de yazabilirsiniz

Örneğin; Müşterinizin cari firmalarıyla yapmış olduğu EFT hareketinin tanımlanması işlemi ve muhasebeleştirme aşamasında hesap kodlarının otomatik olarak bulunması işlemi için açılan ekranda EFT seçiyoruz.

İşlem Kodunu seçtikten sonra Gelir veya Gider tipini seçin. Biz örneğimizde Gelir seçiyoruz.

Yöntem alanında 3 tip tanımlama seçebiliyoruz.

Sabit = Seçmiş olduğunuz işlem tipine göre buraya tanımlamış olduğunuz hesabı karşı hesap olarak otomatik atar.

Sezgisel = Seçmiş olduğunuz İşlem Tipinde ekstrede bulunan açıklamada geçen isim eğer hesap planınızda cari firma veya diğer hesap kodlarının hesap adı olarak yer alıyorsa otomatik olarak Karşı Hesap Kodu olarak atar.

Ana hesap tanımlamak gerekir.

Son Kullanılan = Fiş oluştururken gireceğiniz hesap kodunu hafızada tutup, karşı hesap kodunda bu işlem tipi ile ilgili kullanmış olduğunuz hesabı otomatik olarak getirir.

EFT Örneğimiz için Sezgisel Yöntem seçiyoruz ki bu yöntemle firma isimlerinin her bir tanesi için ayrı ayrı tanımla yapmaya gerek kalmamaktadır.

Hesap Kodu alanına 120 hesap kodunu yazıyoruz ve kayıt ediyoruz.  Bu işlem neticesinde İşlem Tipi EFT olan, tipi Gelir olan ekstrenin açıklama kısmında yer alan firma bilgisi eğer hesap planında geçiyorsa hesap kodu Fiş Oluşturma aşamasında karşı hesap koduna otomatik olarak gelecektir.

EFT için yine Tip Gider olarak yeni bir kural tanımlıyoruz ve Sezgisel Yöntem ile hesap koduna 320 yazıyoruz.

Diğer hesap kodları için Sabit Yöntem seçerek hesap kodu alanına istediğiniz alt hesabı belirleyebilirsiniz.

Ekstremizde yer alan diğer İşlem Tiplerine göre bu kurallarımızı gerçekleştiriyoruz.

Ekstrelerin kural tanımlamaları yapıldıktan sonra tüm kuralların aşağıdaki gibi listelendiğini görebilirsiniz.

 Tanımlamalar yapıldıktan sonra Ekstre Aktarım Detayı butonuna basarak işlemlerinize devam edebilirsiniz.

Ekstre Detay alanında ekstremizin içeriğini görüntülüyoruz.

İlgili kayıt çift tıklanırsa gelen bilgilere manuel müdahale de yapılabilir.

İşlem Kodu Tanımlamasında yapmış olduğunuz Kural Tanımlamasına göre burada satırları işaretleyip alt kısımda Karşı Hesap Kodu Getir butonuna basıldığında tanımlamalarınıza göre Karşı Hesap Kodları otomatik gelir.

Sezgisel olarak tanımlanan işlem kodunda cari hareket gören hesaplar, hesap planından otomatik olarak gelir. Eğer ekstrenizde birden fazla boş hesap kodu var ise kural tanımlaması yapmamış da olsanız Karşı Hesap Kodu Gir alanından “Boş” olan hesap kodlarına toplu olarak hesap kodu girebilirsiniz. Fiş kesmeden önce bu ekranı kayıt edebilirsiniz. İşaretleme işlemini Seç butonu yardımıyla gruplandırarak da yapabilirsiniz.  Yeni fiş oluşturmak için Fiş tarihi yazın, Açıklama, ekstrenizin Başlık Açıklamasıdır bunu değiştirebilirsiniz.

Banka hesap kodunu bu alanda yazıyoruz.  Banka Hesap Yöntemi iki şekilde yer almaktadır.  Tek Detay Satırı Oluştur  veya Ayrı Ayrı Detay Satırı Oluştur.

Seçim yaptıktan sonra Fiş Kes butonuna basıyoruz.

Tek Detay Satırı Oluşturma yönteminde fiş kaydedildiğinde tüm hesaplar alt alta yazıldıktan sonra tek satır banka hesap bilgisiyle kapatılır. Ayrı Ayrı Detay Satırı Oluştur butonuna basıldığında ise her hesap ayrı ayrı banka hesaplarına kayıt edilmektedir. Bu fiş görüntüsünde borç ve alacak hesaplar kendi arasında hesap koduna göre sıralanmış şekilde fişe aktarılmış olacaktır.

Fiş oluşturma işleminden sonra ekranda Fiş No alanında oluşan fişlerin numaralarını görebilirsiniz. Fiş numarasını tıkladığınızda ilgili fişin detayına ulaşabiliriz.  Fiş numarası seçildiğinde ilgili fişin detayına ulaşılır.

Eğer kullanıcı isterse aşağıda yer alan Banka ekstreleri Modülüne aktar butonu ile de banka ekstrelerinin Excelden aktarıldığı bölüme bu ekstreleri taşıyıp ordan da dilerse fiş oluşturabilir.

DÖVİZLİ BANKA EKSTRELERİNİN AKTARIMI

Mükellefinizin banka hesabı Dövizli hareket görüyorsa ekstre, dövizli olarak bankadan otomatik gelecektir.

Luca sisteminde döviz bakiyeli ekstre, fişe aktarıldıktan sonra fişte evrak tarihlerinin gününün merkez bankası kurlarının baz alındığı TL bakiye olarak yansıyacaktır. Bu işlemin de olabilmesi için önceden Yönetici - Müşteri Kartı - Dönem içinde ilgili dönem ayrıntısında mutlaka dövizle ilgili işlemlerin tanımlanmış olması (yardım için bknz Yönetici - Müşteri - Dönem) aynı zamanda hesap planı listesinde TL hesap kodlarının sıfır bakiyeli iken TL bilgisinin ilgili döviz cinsine çevrilmiş olası gerekmektedir.

Ekstre Aktarım Detay Listesi alanında ilk olarak kur bilgileri her satırda aynı gelecektir.

Her evrak tarihine göre ayrı ayrı günün kurlarının gelebilmesi soldaki satırlar seçildikten sonra için alt kısımda yer alan Kur Gir butonuna basılmalıdır Kur Gir butonuna basıldıktan sonra açılan pencerede öncelikle Kurları Temizle butonuna basılmalıdır.

Satırlardaki tüm kur bilgileri silinir.

Sadece Kur Alanı Boş Olan Kayıtların Kurunu Değiştir butonu işaretlenir ve Kurları Uygula butonuna basılır.

Ekstrenin kurlarına bakıldığında her tarihe ayrı kur bilgisinin geldiği görülebilecektir.

Kur Gir butonuna basıldığında eğer istenirse ekstre detayında işaretlenen satırlara belirli günün kur bilgisinin sabit getirilmesi istenirse Kayıtların Tarihlerine Göre Kur Sorgula kutusundan işaret kaldırılmalı ve istenen tarih bilgisi yazıldıktan sonra Sorgula butonuna basılmalıdır

Kurları Uygula butonuna basıldıktan sonra detay satırlara ilgili tarihin kur bilgisinin geldiği görülebilecektir.