01.02.08 Banka Ekstreleri

Banka ekstrelerinin Excel yardımı ile sisteme aktarılması ve belli kurallar tanımlanarak muhasebeleşmesinin sağlandığı ekrandır.

Banka ekstrelerinin sisteme aktarılabilmesi için öncelikle bankanızdan veya mükellefinizin interaktif bankacılık şifresi varsa kendisinden bu ekstrelerin excel formatında alınması sağlanmalıdır. Excel formatında alınan bu ekstreler daha sonra farklı kaydet yöntemiyle, CSV (Virgülle ayrılmış) şekline getirilerek sisteme atılabilir.

Aktarılacak banka ekstreleri 400 satırdan fazla olmamalı ve mutlaka CSV uzantılı olmalıdır. Banka ekstreleri ekranında sol alt tarafta bulunan Şablonlar butonuna basılarak, sistemde tanımlı olan bankalara ulaşılır. Aktarılacak ilgili banka ekstresine ilişkin açılan ekranda banka seçimi yapılır ve hesap kodu satırına ilgili banka hesap kodu yazılarak, Aktar butonuna basılır. Bu aşamada dikkat edilecek husus, aktaracağımız exceldeki sütun başlıkları ile sistemde tanımlı olan sütun başlıklarının aynı olmasıdır.

Aktar butonuna basıldıktan sonra karşımıza gelen ekran aşağıdaki gibidir. 

Sol üst taraftaki Banka Ekstresi açılır kutusunun içinden ilgili banka seçildiğinde, ekran görüntüsü yukardaki gibi olacaktır. Ekranda tanımlı olan sütun başlıkları, aktaracağımız exceldeki sütun başlıklarıyla aynı durumda olmalıdır. Döviz kısmında faklı bir döviz cinsi ile işlem yapılacaksa seçim yapılarak kaydet butonuna basılmalıdır. Ekranın alt tarafında Örnek CSV dosyası butona basılarak CSV uzantılı dosya alınabilir, tanımlanan bu şablon silinmek istenirse de aşağıdaki sil butonuyla silinebilir.

Yukarıdan Dosya Seç butonuna basılarak CSV uzantılı dosyamız bilgisayarımızdaki kayıtlı yerinden çağırılarak, Yükle butonuyla sisteme aktarılır. Aktarılan bu dosyanın detayını Ekstre Detayı butonuna basarak görebiliriz. Ekstrenin sisteme yüklendiğini bu pencereden görebiliriz. Hata Mesajı var ise kırmızı renkte gösterilir. Satıra çift tıklayarak istenirse düzenleme yapılabilir. 

Sonrasında ekranın sağ üst tarafından Kural Tanımları butonuna basıyoruz.

Kural tanımlama ekranında en fazla 20 adet kural tanımlayabiliriz.Daha fazla kural tanımlayacaksak,sol üstteki kural kutucuğuna tıklayıp,yeni kayıt butonuna basarak 20 adet daha kural tanımlayabilir,duruma göre bu sayıyı bu şekilde çoğaltabiliriz.ilk satırda yapılan kurala göre;yüklediğimiz ekstremizdeki metin açıklamalarında içinde geçen kelime PESİNSATIŞ ise ekrandaki Değer sütunundaki açıklama alanına bu kelimeyi yazarak,Tutar kısmında ise;ekstrede geçen rakamın (+) veya (-) olması durumuna göre seçim yapıp,hesap kodu kısmındaki hesabın((+)’lar Borç(-)’ler Alacak) bu yönde çalışacağını ve karşı hesap kodunun ise tam tersi çalışacağını belirliyoruz.Sonrasında karşı hesap kodu hangi hesapta işlem görecekse o hesabı yazarak kayıt altına alıyoruz.Bu örneğimizde yapılan kural tanımlamasıyla beraber,102.001 hesap borç çalışırken,karşı hesap kodu olan 108.001 alacak olarak çalışacaktır.

Kuralları tanımlarken CSV dosyasında yer alan sütun başlıklarına göre de burada filtreleme yapabilirsiniz.

İşlem tiplerindeki Filtreleme seçenekleri;

Küçük & Büyük = Sezgisel yöntem için Aktif ve Pasifleri simgeler. Aktifler için büyük pasifler için küçük seçilmelidir.

İçinde Geçen   = Yazmış olduğunuz değer belirtmiş olduğunuz sütunda içinde geçen rakam veya harfleri süzer. (Örneğin değer kısmına EFT yazdığımızda CSV dosyasındaki Açıklama sütununda yer alan bilgilerde içinde EFT olanları süzebilirsiniz.)

Tutar Kısmındaki Filtreleme seçenekleri;

(+) olanlar Hesap kodu kısmındaki hesapları çalıştırır.

(-) olanlar Karşılık hesap kodu olanları çalıştırır.

Evrak no alanı;   Tanımlanan ekstre de fiş sütunu alanındaki bilgi evrak no diye tanımlanan alandaki veri otomatik olarak gelir.

Evrak Tarihi alanı; Tanımlanan ekstre deki fiş sütunu alanındaki Evrak tarihi diye tanımlanan alandaki veri gelir.

SEZGİSEL HESAP KODU TANIMLAMA:

Ekstrede bulunan açıklamada geçen isim eğer hesap planınızda cari firma veya diğer hesap kodlarının hesap adı olarak yer alıyorsa otomatik olarak Karşı Hesap Kodu olarak atar.

Ana hesap tanımlamak gerekir. Birden fazla ana hesap yan yana "+" butonuna basarak tanımlanabilir.

İşlem kısmında KÜÇÜK seçilip karşılık hesap kodu alanını çift tıkladığımızda açılan pencerede "Seçiniz" başlığı, "Metin Açıklama" seçilip alt tarafta sadece 320 kebir hesap tanımı yapıyoruz. Bu tanımla şunu ifade etmektedir; Hesap planındaki yer alan hesap adlarını sistem Ekstre ile karşılaştırıp aynı isimden hesap planında da var ise bu eşleşme sonucundaki karşılık hesap alanına otomatik olarak getirir.

Aynı şekilde İşlem kısmında BÜYÜK seçilip karşılık hesap kodu alanını çift tıkladığımızda açılan pencerede "Seçiniz" başlığı, "Metin Açıklama" seçilip alt tarafta sadece 120 kebir hesap tanımı yapıyoruz.  Sistem fiş detaylarını oluştururken 120 alıcılar hesabı içinde geçen hesabı bulup fiş detayları ekranına getirecektir. (aynı durum 320 satıcılar hesabı içinde geçerlidir)

Kural tanımlama ekranının alt tarafında bulunan alanda yer alan bilgiler;

Yukarıdaki satırların herhangi biri uyarsa uygula = Kural tanımlamalarında yazmış olduğumuz kurallar ekstre de ki tüm satırlara aynı anda uyuyorsa Fiş Detayları ekranında ekranın alt tarafında seçmiş olduğunuz renge göre ekranınıza gelecektir. Yukarıdaki tüm satırlara uyarsa uygula = Kural tanımlamalarındaki yapmış olduğunuz kurallar ekstredeki tüm satırlara uyuyor ise bu alana tanımlamış olduğunuz hesap kodu, Karşılık hesap Kodu, Evrak No, Evrak tarihi ve Açıklama alanlarındaki tanımlamaları Fiş Detayları ekranına yansıtır. 

Kural tanımlamaları yapıldıktan sonra ekranın sağ alt tarafındaki kaydet ve ardından da uygula butonlarına basıyoruz.Yapmış olduğumuz kurallar artık Fiş Detayları alanına gelmiş oluyor.

Önemli Not: Eğer Kural Tanımları alanında bir güncelleme yapılmış ise ilgili güncellemenin ekstreye yansıması için "Daha önce kural uygulanmış satırlara da uygula" kutusunun işaretli olmasına dikkat ediniz. Aksi taktirde güncellediğiniz kural tanımına ilişkin hesap kodu, fiş detaylarına yansımayacaktır.

Fiş detayları alanında tanımlamış olduğumuz kuralların yansımasını görebiliyoruz. Satırlarda herhangi bir değişiklik yapacaksak satıra çift tıklayarak veya satırı seçip aşağıdan detay butona basarak da değişiklik yapabiliriz.

Sol alttaki Hızlı Seç kriteri ile açılan kutuda gerekli seçimleri yaparak Fiş detayları ekranındaki satırları otomatik seçtirebilir veya manuel olarak fişini kesmek istediğiniz satırları elle de seçebilirsiniz. 

Hesap Kodu Gir kriteri seçmiş olduğunuz satırların Hesap Kodu ve Karşılık Hesap kodu alanlarını bu pencerede kural tanımı yapılmış olmasına rağmen kural tanımında tanımlanmış olan hesap kodundan başka bir hesap kodu yazarak fiş aktarılmasını sağlayabilirsiniz.

Not: Bu işlem kural tanımlamasını değiştirmeyecek yalnızca ilgili ekstrenin o anda aktarılması sırasında hesap kodunu değiştirecektir.

Kural tanımlamalarımızı bir defaya mahsus düzenli bir şekilde yaptığımızda, tekrar tanımlama yapmamıza gerek kalmadan, ekstreleri ilk yüklediğimiz alanda doğrudan uygula butonuna basarak fiş detayları kısmına gelmesini sağlayabiliriz.

Bu aşamalardan sonra, fiş kaydedilecek satırlar seçilir ve Fiş Kes butonuna basılır. 

Fiş bilgileri girişi ekranımıza gelir.Bu ekranda;

Fiş No: Eğer yeni tarihli bir fiş oluşturulacaksa bu alana fiş numarası girmeye gerek yoktur. Mevcut bir fişin içine aktarılacaksa Fiş Seç butonuna basarak ilgili tarihteki fiş seçilebilir ve mevcut fişin içine aktarım yapılabilir.

Fiş Tarihi: Eğer yeni tarihli bir fiş kayıt edilecekse bu alana ilgili tarih yazılır.

Evrak tarihlerine göre ayrı fişler kaydedilmesi isteniyorsa Evrak Tarihini Fiş Tarihi Yap butonuna ve ardından Toplu Fiş Kes butonuna basılmalıdır.

Oluşturulacak fişler için özel bir kod verilecekse önceden girilen fiş kodları, Fiş Kodu kutusundan seçilebilir.

Hesap kodu girilmemişse veya değiştirilecekse Hesap Kodu alanına bir hesap kodu girilebilir.

Karşı hesap kodu girilmemişse veya değiştirilecekse Karşı Hesap Kodu alanına bir hesap kodu girilebilir.

Matrah Birleştir: Birden fazla satırdaki Hesap kodları veya Karşı Hesap Kodları eğer fişte tek tek satırlar halinde görünemeden tek bir hesapta bakiyeleri birleştirilecekse bu kutuyu işaretleyebilirsiniz.

Açıklama Alanını Dikkate Alma: Kutu işaretlenirse matrah birleştirebilmek için hesapların açıklamalarının aynı olmasına gerek olmadan matrahları birleştirir. İşaretli olmazsa hesap kodlarının açıklamaları aynı olmazsa matrah hesapları birleştirmez.

Toplu Fiş Kes: Evrak tarihini Fiş Tarihi Yap işaretlenip Toplu fiş kes butonuna basıldığında her bir evraka göre ayrı bir fiş oluşturulacaktır.

NOT: Ekranda Evrak Tarihini Fiş Tarihi Yap kutusu seçilerek, Toplu Fiş Kes butonuyla fiş oluşturulduğunda, sistem banka kayıtlarına ilişkin fişi oluştururken, mükellef E-defter kapsamında ise kayıtları günü gününe ve belge türüne MF yazmak koşuluyla ve ayrıca evrak no alanına ise sistemin atadığı benzersiz fiş numarasını oluşturarak fişi keser.

Fiş kes butonuna basıldığında; oluşan fişler fiş listesine yansır.

Oluşan fiş ekranı yukardaki gibidir.

DÖVİZLİ EKSTRE AKTARIMI

Banka Ekstreleri dövizli olarak da sisteme aktarılabilir ve aktarılan fişler sistemde evrak tarihlerindeki Merkez Bankası döviz kurundan işlem görerek TL bakiye şeklinde defter kayıtlarına yansıtılabilir.

Not : Döviz aktarımında yapılan işlemler sisteminize hesap planı dövizi olarak aktarılır. Yönetici modülünde döviz belirleme işlemleri yapılmalıdır ve firmanın hesap planı listesinde alt hesaplarda hesap planı dövizi TL dışında belirlenmiş olmalıdır.  

İngilizce Ofis Yazılımlarında Tırnak Alanından Çift Tırnak ('') olarak seçiniz.

Dövizli ekstre, banka ekstreleri menüsünden aktarılacakken Döviz kutusunda döviz cinsi seçilerek aktarılmalıdır.

Gelen ekrandan yine Fiş Kes butonuna basılarak dövizli olarak fiş oluşturulur.