E-Defter Tasfiye ve Nevi Değişikliği

e-Defter’de NEVİ DEĞİŞİKLİĞİ için; Ticaret Sicili’nde yapılan tescilden sonra artık yeni nevi, VKN ve unvana sahip olan firma, bu yeni tüzel kimliğiyle de G.İ.B e-Defter Uygulaması nezdinde e-Defter sürecine aynen devam etmek zorundadır.

e-Defter’de TASFİYE için ise; Ticaret Sicili’nde yapılan tasfiye tescilinden sonra tasfiyeye giren ve unvanına “TASFİYE HALİNDE” ön eki alan firma, artık bu tescil tarihinden sonra da G.İ.B e-Defter Uygulaması nezdinde, tasfiye dönemiyle ve yeni unvanıyla e-Defter sürecine aynen devam etmek zorundadır.

Nevi değişikliği veya tasfiye sonrası e-Defter beratları ise yeni neviye veya “tasfiye halinde” unvanına ait olan yeni mali mühürle oluşturulup gönderilmelidir. 

e-Defter firmalarındaki “Tasfiye” ve “Nevi değişikliği” durumlarında, hem LUCA’ da hem G.İ.B tarafına yapılacak başvuru ve bilgilendirmelerde yapılması gereken işlemler aynıdır. Bu iki durumu örnekler üzerinde anlatalım;

NEVİ DEĞİŞİKLİĞİ DURUMUNDA e-DEFTER (Örnek):

Mali Yıl: (01.01.2023 - 31.12.2023) olan,

LUCA LTD. ŞTİ. 25.02.2023 tarihinde nevi değişikliğine gitmiş ve

LUCA A.Ş. unvanını ve yeni VKN’ sini almıştır (LTD. -> A.Ş.):

• Yeni neviye sahip olan firma, nevi tescil tarihi itibariyle LUCA’ da mutlaka yeni bir firma olarak açılmalıdır. 
• Nevi değişikliği sonrası muhasebe kayıtları da bu yeni firmaya işlenmelidir. 
• Bu sebeple LUCA’da aynı müşteri kartının sadece VKN’si ve unvanı değiştirilerek yeni nevi ile önceki müşteri kartından devam edilemez.         

Böylece Şubat ayında; önce LUCA LTD ile nevi değişikliği öncesi kayıtları eski mali mühürle gönderilecek, sonra LUCA  AŞ ile 25.02.2023 tarihi itibariyle nevi değişikliği sonrası kayıtları yeni mali mühürle olmak üzere; ilgili ay için iki defa e-Defter gönderimi yapılacaktır.

Dikkat: LUCA e-Defter Uygulaması’ nda “Nevi Değişikliği” öncesi e-Defteri oluşturulurken, 01.02.2023-28.02.2023 olacak şekilde; yani ilgili ayın tamamını  kapsayacak şekilde oluşturulmalı ve eski mali mühürle imzalanmalıdır. Bu sebeple LUCA e-Defter Uygulaması içinde defter oluşturma aşamasındayken “Başlangıç-Bitiş Tarihi” bilgilerine müdahale etmeyiniz!!!

• Nevi değişikliği öncesi(LUCA LTD) beratlarını gönderdikten sonra durum G.İ.B’e izah edilip, nevi değişikliği sonrası(LUCA AŞ) e-Defter berat gönderimi için yanıt beklenmelidir. G.İ.B kendi sisteminde, firmanın yeni nevi için yapılan e-Defter başvurusunu nevi başlangıç tarihine çekecek ve yeni nevi ile gönderim için gereken tanımlamayı yapacaktır. 
• edefter@gelirler.gov.tr adresine göndereceğiniz aşağıdaki gibi “örnek” bir mail ile bu bildirimi yapabilirsiniz: 

“Firmamız VKN: 3526xxxxxx – “LUCA LTD. ŞTİ.”(?) 25.02.2023 tarihinde nevi değişikliği ile       VKN: 8810xxxxxx – “LUCA A.Ş”(?) unvanı alıp, Ticaret Sicil Gazetesi’nde tescil işlemi tamamlanmıştır. Nevi değişikliği öncesi eski mali mühürle imzalanıp 01.02.2023-28.02.2023 dönemi beratı G.İ.B’e iletilmiş ve tarafınızdan onaylanmıştır. Yeni nevimiz için yeni mali mühür temin edilmiştir. Nevi değişikliği sonrası e-Defter beratlarımızın gönderilebilmesi için gerekli işlemin tarafınızdan yapılmasını rica ederiz. Biz de sizden gelecek bilgi doğrultusunda uyumlu yazılımımız yardımıyla Nevi değişikliği sonrası beratlarımızı göndereceğiz.

Saygılarımızla.”

Gelir İdaresi Başkanlığı’na yukarıdaki gibi bir bildirim yapıldıktan sonra, kurum tarafından işlemin yapıldığına dair mail ile bir yanıt gelene kadar beklenmelidir.

Bundan sonra, LUCA’da da nevi değişikliği sonrası için açılan LUCA AŞ firmasında, “Nevi e-Defter Başlangıç” tanımlaması mutlaka yapılmalıdır. Bu tanım yapılmadıkça programınız yeni neviye sahip firmanın (LUCA AŞ) e-Defterini oluşturmayacaktır.

LUCA Nevi Değişikliği e-Defter Tanımlaması:

LUCA AŞ (yeni nevi) firmasındayken, nevi değişikliği sonrası yeni nevi ile e-Defter oluşturabilmek için Yönetici > Diğer İşlemler > E-Defter Yardımcısı menüsüne gelip; 

Ekranda aşağıda bulunan “Diğer İşlemler” butonuna tıkladıktan sonra, seçeneklerde en baştaki         “Nevi değişikliği işlemi için buraya tıklayınız” yazısına tıklayınız:

Ardından açılan penceredeki “Kuruluş Tarihi” satırına nevi değişikliği tarihi/yeni nevi kuruluş tarihini yazıp “Tamam” butonuna tıklamanız yeterli olacaktır: 

*** Bu tanımlamayı yeni nevi sonrası için açtığınız yeni firmaya yapmayı unutmayınız!!!

* Firmada buraya yazdığınız kuruluş tarihinden öncesine ait kayıtlı fişleriniz olması durumunda hata mesajı verilecek ve tanımlama gerçekleşmeyecektir.

* Hem nevi değişikliği öncesi, hem de sonrası; yani her iki e-Defter 01.02.2023-28.02.2023 (ayın tamamı) dönemi aralığında oluşturulup gönderilmelidir.  Bu yüzden LUCA e-Defter Uyg. içinde defter oluşturma aşamasındayken defter “Başlangıç-Bitiş Tarihi” bilgilerine müdahale etmeyiniz!!! 

Nevi değişikliği sonrası kayıtlarını içeren ve yeni neviye ait olarak oluşturduğunuz LUCA AŞ için, artık e-Defter ve beratlarınızı Gelir İdaresi Başkanlığı’na sorunsuz olarak gönderebilirsiniz.  

NOT: LUCA e-Defter Uygulaması, nevi değişikliği sonrasına ait VKN’ye sahip e-Defter klasörünü otomatik açarak bundan sonraki e-Defterleri bu klasörün içine indirmeye devam edecektir.

ÖNEMLİ NOT: Örnekler normal hesap dönemine tabi firmalar için verilmiştir. Özel hesap dönemine tabi firmaların mali yıl başlangıç ve bitiş tarihleri farklı olabilmektedir.

TASFİYE DURUMUNDA e-DEFTER (Örnek):

Mali Yıl: (01.01.2023 - 31.12.2023) olan,

LUCA LTD. ŞTİ. firması 17.04.2023 tarihinde tasfiyeye girmiştir:

• “Tasfiye Halinde” unvanlı olan firma, tasfiye başlangıç tarihi itibariyle LUCA’da mutlaka yeni bir firma olarak açılmalıdır. 
• Tasfiye sonrası muhasebe kayıtları da bu yeni firmaya işlenmelidir. 
• Bu sebeple LUCA’da aynı müşteri kartının unvanı değiştirilerek yeni unvan ile önceki müşteri kartından devam edilemez.

                Böylece Nisan ayında; önce LUCA ile tasfiye öncesi kayıtları eski mali mühürle gönderilecek, sonra TAS.H LUCA ile 17.04.2023 tarihi itibariyle tasfiye sonrası kayıtları yeni mali mühürle olmak üzere; ilgili ay için iki defa e-Defter gönderimi yapılacaktır.

Dikkat: LUCA e-Defter Uygulaması’nda “Tasfiye öncesi” e-Defteri oluşturulurken, 01.04.2023-30.04.2023 olacak şekilde; yani ilgili ayın tamamını  kapsayacak şekilde oluşturulmalı ve eski mali mühürle imzalanmalıdır. Bu sebeple LUCA e-Defter Uygulaması içinde defter oluşturma aşamasındayken “Başlangıç-Bitiş Tarihi” bilgilerine müdahale etmeyiniz!!!

“Firmamız 3526xxxxxx – “TASFİYE HALİNDE LUCA LTD. ŞTİ.(?) 17.04.2023 tarihinde tasfiyeye girmiş olup, Ticaret Sicil Gazetesi’nde tescil işlemi tamamlanmıştır. Tasfiye öncesi eski mali mühürle imzalanıp 01.04.2023-30.04.2023 dönemi beratı G.İ.B’e iletilmiş ve tarafınızdan onaylanmıştır. Tasfiye sonrası için yeni mali mühür temin edilmiştir. Tasfiye sonrası e-Defter beratlarımızın gönderilebilmesi için gerekli işlemin tarafınızdan yapılmasını rica ederiz. Biz de sizden gelecek bilgi doğrultusunda uyumlu yazılımımız yardımıyla tasfiye sonrası beratlarımızı göndereceğiz.

Saygılarımızla.”

Gelir İdaresi Başkanlığı’na yukarıdaki gibi bir bildirim yapıldıktan sonra, kurum tarafından işlemin yapıldığına dair mail ile bir yanıt gelene kadar beklenmelidir.

Bundan sonra, LUCA’da da tasfiye sonrası için açılan TAS.H LUCA firmasında, “Tasfiye e-Defter Başlangıç” tanımlaması mutlaka yapılmalıdır. Bu tanım yapılmadıkça programınız tasfiye sonrası firmanın (TAS.H LUCA) e-Defterini oluşturmayacaktır.

LUCA Tasfiye e-Defter Tanımlaması:

TAS.H LUCA (tasfiye sonrası) firmasındayken, tasfiye sonrası e-Defterlerini oluşturabilmek için     Yönetici > Diğer İşlemler > E-Defter Yardımcısı menüsüne gelip; 

Ekranda aşağıda bulunan “Diğer İşlemler” butonuna tıkladıktan sonra, seçeneklerde yer alan  “Tasfiye işlemi için buraya tıklayınız” yazısına tıklayınız:

Ardından açılan penceredeki “Kuruluş Tarihi” satırına tasfiye tescil tarihi/”tasfiye halinde” firma kuruluş tarihini yazıp “Tamam” butonuna tıklamanız yeterli olacaktır: 

*** Bu tanımlamayı tasfiye sonrası için açtığınız “Tasfiye Halinde” unvanlı yeni firmaya yapmayı unutmayınız!!!

* Firmada buraya yazdığınız kuruluş tarihinden öncesine ait kayıtlı fişleriniz olması durumunda hata mesajı verilecek ve tanımlama gerçekleşmeyecektir.

* Hem tasfiye öncesi, hem de sonrası; yani her iki e-Defter de 01.04.2023-30.04.2023 (ayın tamamı) dönemi aralığında oluşturulup gönderilmelidir.  Bu sebeple LUCA e-Defter Uygulaması içinde defter oluşturma aşamasındayken “Başlangıç-Bitiş Tarihi” bilgilerine müdahale etmeyiniz!!! 

Tasfiye sonrası kayıtlarını içeren, tasfiye halindeki TAS.H LUCA için artık e-Defter ve beratlarınızı oluşturup Gelir İdaresi Başkanlığı’na sorunsuz olarak gönderebilirsiniz.  

NOT: LUCA e-Defter Uygulaması, tasfiye sonrası döneme ve unvana sahip e-Defter klasörünü otomatik açarak tasfiye sonrası e-Defterleri bu klasörün içine indirmeye devam edecektir.

ÖNEMLİ NOT: Örnekler normal hesap dönemine tabi firmalar için verilmiştir. Özel hesap dönemine tabi firmaların mali yıl başlangıç ve bitiş tarihleri farklı olabilmektedir.

“TASFİYE HALİNDE” e-DEFTER DOSYA DİZİNİ YAPISI:

Örneğimizdeki 17.04.2023 tarihinde tasfiyeye girmiş olan firmanın, tasfiye sonrası e-Defteri oluşturulduktan sonra e-Defter klasör dizini aşağıdaki gibi olacaktır: 

TASFİYE ÖNCESİ klasör örneği;

Tasfiye öncesine ait tüm e-Defterlerin, tasfiye dönemi olan Nisan ayına kadar                                01.01.2023-31.12.2023 yılına ait tasfiye öncesi klasöründe yer aldığı görülmektedir:

TASFİYE SONRASI klasör örneği;

Tasfiye sonrasına ait tüm e-Defterlerin, tasfiye dönemi olan Nisan ayından sonra otomatik oluşturulan 17.04.2023-31.12.2023 yıl aralığına ait tasfiye sonrası klasöründe yer aldığı görülmektedir: