01.02.11 Excel Fatura Aktarımı

1.2.12 Fatura Aktarım;

Kullanıcılarımızın Excel formatındaki faturalarını sisteme aktardıkları kısımdır. Buradaki esas amaç, Excel de kayıtlı olan veya Excel de temin edilmiş kayıtların bir kural tanımlama eşliğinde sistemde muhasebeleşme işlemidir.

Faturalarınızı Excel dosya olarak alıp CSV Virgülle Ayrılmış formata çevirerek sisteme aktarabilirsiniz.

Aktarılan dosya 400 satırdan fazla olmamalı.

Aktarılan dosyanın sütun sayısı en fazla 15 olmalıdır.

Her sütuna en fazla 15 adet kural tanılanabilir.

Fiş Kesme işlemi sırasında 400 satırlık fiş oluşturacak adette satır seçilmelidir. Örn; 3 bacaklı fiş kaydında 134 adet (153.- 191.- 320)

Formül tanılama alanlarında virgül (,) yerine nokta (.) tanımlanmalıdır. ( Örn: 0,18 yerine 0.18 vb.)

20 Adet Şablon kullanılabilir.

Şablonlar ve Kurallar tüm Bilanço firmalarında geçerlidir.

Aktarım yapıldıktan sonra ekran sayfası kapatılırsa veriler silinecektir. Tekrar yükleme yaparsanız kural tanımlamalarınız tanımlanmış haliyle karşınıza gelir.

Sistemde kullanıcıların fatura aktarımı yapabilecekleri sık kullanılan örnek şablonlar yüklenmiştir. Sol alt taraftan Örnek Aktarım Şablonları butonuna basılarak bu şablonlara ulaşılabilir.

Eğer bir örnek şablona bağlı kalarak işlem yapılacaksa ilgili şablonun üstüne tek tıklayıp, aşağıdan Örnek Şablonu Aktar butonuna basılır. İlgili aktarım şablonu gelen ekrandan seçilerek, Dosya seç butonuna basılarak ilgili CSV uzantılı dosyamız sisteme Kaydet ve Dosyayı Yükle butonuna aktarılır. Sistemde tanımlanan şablonlar silinmek istenirse de seçilip üzerine tek tıklayarak aşağıdaki Aktarım Şablonunu Sil butonuyla silinebilir. 

Açılan pencerede ilk önce sütunlarda kural tanımlaması yapmak gerekmektedir. Bunun için ilk sütundan başlayarak sütun başlıklarına sırasıyla basılır.

Örneğimizde ilk olarak TARIH e bastık.

Aşağıda açılan satıra çift tıklayarak kural tanımlaması yapmak ve sütunda yer alan değerlerin fişlerde hangi alanlarda yer alacağını belirlemek gerekmektedir. Satıra çift tıklayarak oluşturulacak olan fişteki alanı belirliyoruz.

Sütun Türünde Evrak Tarihini seçtik ve Tamam butonuna basıyoruz. Sonrasında sırasıyla FT.NO, AÇIKLAMA, TOPLAM vb. sütunlar tıklanarak, aşağıya gelen satırlardan, fişlerde hangi alanlarda yer alacağını seçerek tamam diyoruz.

FT.NO için Evrak No seçilip, kaydedilir. Bu alanlar sistemdeki şablondan geldiği için sistem tarafından da otomatik olarak seçili gelir. Kullanıcılarımız bir şablona bağlı kalmadan kendi tanımlayacakları fatura aktarımları için ekran görüntülerinde yer alan seçimleri yapmalıdırlar.

AÇIKLAMA için Açıklama seçilip, kaydedilir. 

TOPLAM,MATRAH8,KDV8,MATRAH18,KDV18 sütun başlıklarında ise yine aynı şekilde yukardan başlıklara tıklanıp, aşağıda gelen satırlara çift tıklanarak kurallar tanımlanır. Ancak; bu bahsedilen sütun başlıklarında sütun türü mutlaka Tutar seçilmelidir. 

Yukardaki alanlardaki tanımlamalara baktığımızda;

KURAL SIRA NO: Birden fazla kural satırı tanımlanacaksa sırasıyla 1. kural, 2. kural gibi isimler alacaktır.

KOŞUL SÜTUN: Hangi sütun esas alınarak işlem yapılacaksa o sütun seçilir

İŞLEM;

• HEPSİ: Koşul sütunda yer alan değerlerde hiçbir kritere bakmadan tümünü al
• EŞİT: Koşul sütununda Değer kısmına yazılacak olan tanımlama veya formüle uygun veri çıkarsa sadece bu veriyi al
• KÜÇÜK, BÜYÜK: Koşul sütununda Değer kısmına yazılacak olan formülden küçük veya büyük değerler çıkarsa sadece bu değerleri al
• ARASINDA: Koşul sütununda Değer kısmına yazılacak olan tanımlama veya formül arasında bir değer çıkarsa sadece bu değeri al (örneğin … tarihi ve i ve … tarihi arasında vb)
• BAŞLAYAN, BİTEN: Koşul sütununda Değer kısmına yazılacak olan değer veya formüle uygun veri çıkarsa sadece bu veriyi al
• İÇİNDE GEÇEN: Koşul sütununda Değer kısmına yazılacak olan değer veya tanımlamaya uygun veri çıkarsa sadece bu veriyi al
• BOŞ İSE: Koşul sütununda boş satırlar var ise bunları al

TUTAR OLARAK FORMÜL KULLAN: FORMÜL GİRİN:

İlgili Sütun içinde yer alan tutarları değil de başka bir sütunda yer alan tutarları kullanarak bu tutarlardan bir formül oluşturulmak istenirse bu kutu seçilir ve alt kısmına formül girilir.

Formül yazılırken sütun adları elle girilebileceği gibi satır çift tıklanırsa açılan pencerede de hangi sütundan formül uygulanacağı seçilebilir. Örneğin kuruş farkları söz konusu olduğunda da bu kutu işaretlenebilir. Bu kutuya basınca altta açılan Formül satırına olması gereken formül tanımlanmalıdır.

BULUNAMAYAN HESAPLAR OTOMATİK TANIMLANACAKTIR HESAP ADI İÇİN SÜTUN SEÇİN

Örneğin sezgisel hesap kodu belirleme ile veya herhangi bir şekilde bulunamayan hesap kodları varsa bu hesap kodlarının yerine başka bir hesap kodu seçilmek istenebilir. Bunun için Yeni bir kural tanımlanır. Kutu işaretlenir. Hesap kodunun nereden belirleneceği seçilir (Örn. sabit 320.90 hesap koduna at vb)

HESAP BELİRLEME:

• SABİT: Sabit bir hesap kodu belirlenir.
• SEZGİSEL HESAP BELİRLEME: Şablondaki sütun başlıklarından herhangi birinde yer alan veri adı ile firmanın hesap planında önceden açılmış alt hesap isimleri birbiri ile aynıysa otomatik eşlenir.
• Firmanın önceden açılmış hesap planında Açıklama sütununda yer alan firma isimlerinden uyumlu olan varsa otomatik eşleyecektir.

• HESAP KODUNU SÜTUNDAN AL: Sabit bir hesap kodu seçilmeyecek veya Sezgisel Hesap Kodu belirlenmeyecek ama başka sütunlarda hesap kodları varsa ve o hesap kodları kullanılacaksa kullanılır.
• DİĞER SÜTUNLARDA BELİRLENEN HESAP KULLANILSIN: Diğer sütunlarda tanımlanmış olan kuralda uygulanan hesap kodunu kullanmak için seçilebilir. Örneğin iskonto sütununda tanımlama yapıyorsunuz, yine aynı alış hesap kodunu kullanmanız gerekli. Bir önceki Brüt tutar sütunundaki uygulanan hesap kodunu be hesap belirleme yöntemi ile seçebilirsiniz.
• VERGİ NO T.C. KİMLİK NO İLE HESAP BELİRLEME:           Firmaların ayrı bir sütunda TC Kimlik No veya Vergi Numaraları varsa Luca 'da önceden cari alt hesap bilgilerinde vergi numara veya TC kimlik numaraları kaydedilmişse bu numaralar uyduğu taktirde otomatik eşleme yapılacaktır. Fiş oluştuğunda ekstra bir hesap kodu tanımlamadan eğer önceden Luca 'da cari alt hesap bilgilerinde vergi numara veya T.C. kimlik numaraları kaydedilmişse bu numaralar uyduğu taktirde otomatik eşleme yapılacaktır.

BA/BS İŞLEMLERİ

Örneğimizde TOPLAM olarak belirlenen kapatılacak olan hesap kodu cari firma ise ve Ba Bs kutusu da fişte otomatik işaretlenmek istenirse "Bulunan hesap Ba Bs de Cari Hesap Olarak Kullanılsın" kutusu işaretlenmelidir. Bu şekilde program Sezgisel Yöntemle veya Sabit hesap koduyla belirlenmiş olan cari firma bilgisini Ba Bs formuna aktarmak üzere hafızada tutacaktır.

Ba Bs kutusu, cari hesap karşısında işaretlenmeyeceği için "Ba Bs İşlemi" kutusunda "Ba Bs İşaretleme" kalmalıdır.

Şablondaki matrah hesapların kuralları tanımlarken hem fiş oluşturulurken fişte Ba Bs kutularının da işaretlenmesi hem de cari firma bilgileri girilmesi istenirse

**TOPLAM sütunun kuralı oluşturulurken "Bulunan hesap Ba Bs de Cari Hesap Olarak Kullanılsın" kutusu işaretlenmelidir. 

***Matrah hesap kuralı tanımlanırken Ba Bs İşlemi kutusunda İşlem Türü seçilmelidir. "Bulunan hesap Ba Bs de Cari Hesap Olarak Kullanılsın" kutusu işaretlenmemelidir. Ba/Bs İşlemi duruma göre Alış veya Satış olarak veya bunların dışında kalan bir seçenekle seçilebilir. 

Sistemde Ba/Bs işlemlerine ilişkin bir sıkıntı yaşanmaması için,Evrak tarihi ve Evrak numaraları alanlarıdaki kural tanımlamalarıda doğru yapılmalıdır.Aksi takdirde sistem sizi sarı renkteki mesajla uyarır.  

Ba Bs işaretlemesi yapılmayacaksa Toplam kuralı girilirken "Bulunan hesap Ba Bs de Cari Hesap Olarak Kullanılsın" kutusu işaretlenmemelidir. Benzer şekilde Matrah kuralı tanımlanırken de Ba Bs İşlemi kutusunda İşlem Türü seçilmesine gerek yoktur.

Kuralların hepsi tanımlandıktan sonra Sağ alt taraftaki Hesapları Belirle butonuna basılır.

Belirlenen hesaplarda herhangibir uyarı mesajı alınmadıysa artık fiş kesme işlemine geçilir.Fiş kesmeden evvel fişi keseceğimiz kriterlere ekranın sol üst tarafındaki seç butonuna basarak karar verebiliriz. Filtreleme seçeneklerinden faydalanarak oluşturulacak fişleri gruplayabilirsiniz.

Sütun Başlıklarına göre; örneğin fatura tarihi olarak sütun başlığı seçilir, işlem alanında Eşit seçilir, değer alanına ilgili tarih yazılarak seç butonuna basıldığında sadece belirtilen tarihteki kayıtlar seçilebilir.

Veya

Seçilenleri Temizle: Tüm seçilen kutuları kaldırır

Hepsini Seç: Tüm faturaları seçer

Seçimi Çevir: Seçilmeyenleri seçer

Dengesiz Detayları Olanları Seç: Dengesiz faturaları bulur

Hatalı Fiş Detayları Olanları Seç: Hesap kodu alt hesap olmayanları bulur

Uyarı İçeren Fiş Detayları Olanları Seç: Tüm uyarı yazısı olan faturaları bulur

Fiş Detayları Olmayanları Seç: Hesap kodu bulunamayan faturaları seçer

Hatasız, Uyarı İçermeyen ve Dengeli Satırları Seç: Fiş kesmeye hazır faturaların hepsini seçer

Başlıklarından fişlerin durumuna göre de filtreleme yapabilirsiniz.

Seçme işlemi tamamlandıktan sonra Fiş Kes butonuna basıyoruz.

Fiş Kesme parametre ekranı karşımıza geliyor.

Bu alanda istersek,

Fiş seç alanından önceden kayıtlı bir fişin içine bu kayıtları aktarabiliriz.

Fiş Tarihi Yerine evrak Tarihi kullan kutusu seçilip de fiş kesilirse , her bir evrağa ayrı ayrı fiş oluşacaktır.

Hesap Birleştirme alanında birleştirilecek hesaplar kebir olarak seçilebilir. Örneğin 153+320 (153 lerin alt hesapları aynı olanları kullanılan alt hesaplarda birleşir. 320 lerin alt hesapları aynı olanları kullanılan alt hesapta birleşir)

Nakit işlemler; aktarılan faturalar Kasa ile kapanacaksa fatura toplamı, ilgili kasa koduna aktarılır.

Sıralama; Oluşturulacak olan fiş içindeki sıralama şeklini belirler.

Fiş Kes butonuna basıyoruz.

Örneğimizde ki ekrandaki 00035 nolu fiş başarıyla oluşmuştur yazısını gördükten sonra Fiş numarasının üstüne tıkladığımızda arka planda ilgili fişe gitmiş oluruz.

STOKLU İŞLEMLER (STOKLU FATURA AKTARIMI) 

Faturada stok takibi de yapılabilir ve bu stok bilgisi de ayrıca fişe yansıtılmak istenebilir. Buna ilişkin bir örnekle stoklu fatura aktarımını birlikte yapalım. Bize gelen örneğimiz aşağıdaki gibi olsun ve biz kurallarımızı tanımlayarak muhasebeleştirme işlemimizi yapalım.

Öncelikle stoklu aktarımımıza ilişkin şablonumuzu tanımlayıp, Dosya Seç kısmından ilgili CSV uzantılı dosyamızı seçerek, Kaydet Ve Dosyayı Yükle butonuna basıyoruz. 

Önce Evrak Tarihi başlığına tıklayıp, aşağıda gelen satıra çift tıklayarak Sütun Türünden Evrak Tarihini seçip kaydediyoruz.

Daha sonra sırasıyla,Evrak no’ya tıklayarak aşağıdan Sütun türü Evrak No ve yine yukarıdan Açıklama Sütununa tıklayarak Sütun türü Açıklama olarak seçilir.

Genel Toplam Sütunu için kural tanımında ise;

İlgili sütun tek tıklanarak aşağıdaki satır çift tıklanır ve  Sütun türü Tutar seçilir.Açılan ekranda ise,hesap kodu tek bir hesaba sabit olarak gideceğinden ilgili hesabın 320 li alt hesabı yazılır.Bu hesap Ba/Bs de bildirileceğinden, Ba/Bs sınırı aşıldığında Cari hesap olarak beyannameye yansıması için,Bulunan Hesap Ba/Bs de cari hesap olarak kullanılsın kutusu işaretlenir. Hesabın nasıl çalışacağı ve Belge türü seçilerek Tamam butonuna basılır.

Stok tanımlaması Matrah sütununda uygulanır. Bunun için Matrah sütununu tıklayıp aşağıdaki satırda çift tıklanarak, sütun türü tutar seçilir. Açılan ekranda sabit olan matrah hesap kodu yazılır. (153.003)

Ba/Bs işlemi: Alış

Stok Hareket: Alış

Miktar Sütunu: Miktar

Belge Türü: FT-Fatura

Stok Belirleme Yöntemi: Sezgisel Stok Belirleme (stok kartında açılan stok ismi ile STOK ADI Sütunundaki stok aynı adla açılmışsa ilgili stoku sezgisel olarak bulur)

Stok Belirleme Sütunu: STOK ADI olarak seçilir. Tamam butonuna basılarak kural tanımlanır. 

KDV sütununda ise,yine tek tıklanır.Aşağıda açılan satır çift tıklanarak Sütun Türü Tutar seçilir.Gelen ekranda Hesap kodu sabit olarak ilgili alış KDV hesap kodu seçilir(191.108.18)Borç/Alacak seçimi ve Belge Türü seçimleri yapılıp,Tamam butonuna basılır.

Kurallar tanımlandıktan sonra Hesapları Belirle butonuna basılır.Gelen ekranda Fiş Kes butonu yardımıyla fişlerimizi artık oluşturabiliriz.

Oluşan fişin içine gidildiğinde sağ üstteki Stok Hareketleri butonuna bastığınızda fişin stoklu olarak oluştuğu görülecektir.